Listy PEP są jednym z najbardziej newralgicznych elementów systemów AML. To właśnie na ich podstawie instytucje obowiązane identyfikują klientów, wobec których należy zastosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego. W praktyce jednak problemem nie jest sam obowiązek sprawdzania statusu PEP, lecz sposób, w jaki listy PEP są pozyskiwane, aktualizowane i integrowane z procesami AML.
Wiele nieprawidłowości ujawnianych podczas kontroli wynika nie z braku list PEP, ale z ich fragmentarycznego wykorzystania lub traktowania jako jednorazowego checku, a nie elementu spójnego systemu zarządzania ryzykiem.
Czym są listy PEP i dlaczego mają tak duże znaczenie?
PEP, czyli osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne, to m.in. wysokiego szczebla urzędnicy, politycy, sędziowie, członkowie władz spółek państwowych oraz osoby z nimi blisko powiązane. Ustawodawca zakłada, że pełnienie takich funkcji wiąże się z podwyższonym ryzykiem nadużyć, dlatego identyfikacja PEP jest obowiązkowym elementem AML.
Kluczowe znaczenie ma fakt, że status PEP nie jest stały. Zmienia się wraz z pełnieniem lub zakończeniem funkcji, a także w przypadku osób powiązanych. Dlatego listy PEP muszą być aktualne i zintegrowane z bieżącymi procesami AML, a nie sprawdzane okazjonalnie.
Kto dostarcza listy PEP?
Dostęp do wiarygodnych list PEP jest jednym z kluczowych wyzwań w praktyce AML. Instytucje obowiązane nie mogą opierać się wyłącznie na własnej wiedzy lub okazjonalnym sprawdzaniu publicznych źródeł, ponieważ status PEP jest dynamiczny i często trudny do jednoznacznej oceny. Na rynku funkcjonuje kilka modeli dostarczania danych PEP, różniących się zakresem, jakością oraz sposobem wykorzystania w systemach AML.
Pierwszą grupą są źródła publiczne i ręczne zestawienia, takie jak strony instytucji państwowych, rejestry urzędowe czy ogólnodostępne listy publikowane przez organizacje międzynarodowe. Choć mogą one stanowić punkt odniesienia, w praktyce są fragmentaryczne, rzadko aktualizowane i wymagają każdorazowej, ręcznej analizy. Przy większej liczbie klientów takie podejście szybko przestaje być efektywne i niesie ze sobą wysokie ryzyko błędów.
Drugą kategorię stanowią międzynarodowi dostawcy komercyjnych baz danych, oferujący globalne listy PEP obejmujące wiele jurysdykcji. Rozwiązania te są często wykorzystywane przez duże instytucje finansowe, jednak ich wadą bywa wysoki koszt oraz ograniczone dopasowanie do lokalnych realiów prawnych. Dane są zazwyczaj dostarczane w formie zewnętrznych baz lub integracji API, co wymaga dodatkowej pracy po stronie instytucji obowiązanej, aby właściwie włączyć je w procesy AML.
Na rynku działają również lokalni dostawcy list PEP, którzy koncentrują się na rynku krajowym lub regionalnym. Ich przewagą jest lepsze zrozumienie lokalnych uwarunkowań, struktur administracyjnych i powiązań osobowych. Z drugiej strony, takie rozwiązania często nie zapewniają pełnego pokrycia międzynarodowego, co ma znaczenie w przypadku klientów zagranicznych lub transgranicznych relacji biznesowych.
Najbardziej zaawansowanym podejściem są systemy AML z wbudowanymi listami PEP, w których dane nie funkcjonują jako osobny zasób, lecz są elementem całościowego procesu compliance. W tym modelu status PEP jest automatycznie identyfikowany podczas analizy klientów i transakcji, a następnie wykorzystywany w ocenie ryzyka, monitoringu oraz dokumentacji.
Takie podejście oferuje firma iAML, która dostarcza system AML z aktualnymi listami PEP krajowymi i zagranicznymi, obejmującymi również osoby powiązane. Dane są regularnie aktualizowane i automatycznie wykorzystywane w procesach AML, bez konieczności ręcznego sprawdzania wielu źródeł. Dzięki integracji list PEP z innymi elementami systemu, takimi jak listy sankcyjne czy kryteria ryzyka, instytucja obowiązana zyskuje spójny, audytowalny i łatwy do utrzymania model pracy.
W praktyce oznacza to, że wybór dostawcy list PEP nie powinien sprowadzać się wyłącznie do pytania „skąd pochodzą dane”, lecz także „jak są wykorzystywane”. To właśnie sposób integracji i wykorzystania list PEP w codziennych procesach AML decyduje o realnej skuteczności systemu compliance.
Modele integracji list PEP w praktyce AML
Sposób wykorzystania list PEP ma bezpośredni wpływ na skuteczność systemu AML. Ręczne sprawdzanie klientów w zewnętrznych bazach jest czasochłonne, podatne na błędy i trudne do udokumentowania. Integracja list PEP z systemem AML pozwala na automatyczną weryfikację klientów i kontrahentów już na etapie onboardingu oraz w trakcie trwania relacji biznesowej.
Najlepsze systemy idą krok dalej, uwzględniając status PEP bezpośrednio w ocenie ryzyka, częstotliwości monitoringu oraz podejmowanych decyzjach compliance.
Porównanie dostawców list PEP i modeli integracji w systemach AML.
| Model / dostawca | Zakres danych PEP | Sposób aktualizacji | Model integracji | Najważniejsze zalety | Ograniczenia |
| Ręczne listy i źródła publiczne | Ograniczony, często tylko PEP krajowi | Nieregularna, zależna od użytkownika | Brak integracji, ręczna weryfikacja | Niski koszt początkowy | Wysokie ryzyko błędów, brak historii i skalowalności |
| Międzynarodowi dostawcy danych | Globalne listy PEP i osoby powiązane | Regularna | Integracje API, narzędzia zewnętrzne | Szeroki zakres danych | Wysoki koszt, ograniczone dopasowanie lokalne |
| Lokalni dostawcy list PEP | PEP krajowi i regionalni | Regularna | Częściowa integracja | Lepsze dopasowanie do rynku | Ograniczony zakres międzynarodowy |
| Systemy AML z wbudowanymi listami PEP | PEP krajowi i zagraniczni oraz osoby powiązane | Automatyczna, cykliczna | Pełna integracja z AML | Spójność danych i procesów | Wymaga wdrożenia systemu |
| iAML | PEP krajowi i zagraniczni wraz z powiązaniami | Ciągła, automatyczna aktualizacja | Pełna integracja z systemem AML | Status PEP wpływa na ocenę ryzyka, monitoring i raportowanie | Rozwiązanie sensowne jako element pełnego systemu AML |
Rola iAML w praktycznym wykorzystaniu list PEP
Firma iAML oferuje rozwiązanie technologiczne, w którym listy PEP są integralną częścią systemu AML, a nie odrębną bazą danych. Status PEP identyfikowany jest automatycznie podczas analizy podmiotów i transakcji, a następnie uwzględniany w ocenie ryzyka oraz dokumentacji AML. Dzięki temu instytucja obowiązana nie musi ręcznie sprawdzać wielu źródeł ani samodzielnie interpretować danych. Listy PEP w systemie iAML współpracują z listami sankcyjnymi, rejestrami beneficjentów rzeczywistych oraz wewnętrznymi kryteriami ryzyka, co zapewnia spójność i możliwość łatwego wykazania należytej staranności podczas kontroli.
Listy PEP a kontrole i audyt AML
Organy nadzorcze coraz częściej sprawdzają nie tylko fakt korzystania z list PEP, ale również sposób ich wykorzystania. Kluczowe jest wykazanie, że status PEP miał realny wpływ na ocenę ryzyka i zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego.
Systemowe podejście, takie jak oferowane przez iAML, umożliwia odtworzenie historii weryfikacji, decyzji i aktualizacji danych w jednym środowisku, co znacząco ułatwia przejście kontroli i audytu AML.
Podsumowanie
Listy PEP są jednym z filarów systemów AML, ale tylko wtedy, gdy są aktualne i zintegrowane z procesami compliance. Ręczne weryfikacje i rozproszone źródła danych coraz częściej okazują się niewystarczające. Przykład iAML pokazuje, że największą wartość dają listy PEP działające jako część spójnej platformy AML, w której dane, ocena ryzyka i dokumentacja tworzą jeden, logiczny system. To podejście nie tylko zwiększa bezpieczeństwo regulacyjne, ale także realnie usprawnia codzienną pracę działów compliance.
